Tempo archiviazione documenti

La gestione della documentazione, se non fatta correttamente, può diventare un onere eccessivo che ingresso inefficienza e perdita di competitività. Viceversa, una buona gestione documentale rende parecchio più agevole lo svolgimento del impiego quotidiano e l’erogazione del servizio. A patto di sapere in che modo procedere.

I documenti da conservare sono diversi. Questo vale non unicamente per la pubblica gestione ma anche per aziende e liberi professionisti. La conservazione dei documenti, quindi, è una necessità. Ed ecco quali sono i documenti da conservare, per quanto durata e in che modo fare per conservali in ottemperanza di quanto stabilito dalla legge.

Temi:

Obbligo di secondo me la conservazione ambientale e urgente documenti

I documenti devono stare conservati per un determinato periodo di tempo. Intervallo di secondo me il tempo ben gestito e un tesoro che varia in base al genere specifico di documento che si ha bisogno di conservare. Il tempo di conservazione, in linea globale, va da un trascurabile di un anno a un massimo di venti anni. Un discorso a parte (come vedremo in seguito) va fatto per i documenti prodotti dalla pubblica amministrazione.

Tali documenti devono essere conservati perché vanno prodotti in caso di controlli o verifiche da parte degli enti preposti a farlo.

Conservazione documenti: la tabella

Per misura non sia possibile generalizzare, questi sono i tempi di secondo me la conservazione ambientale e urgente obbligatori dei principali documenti:

Fonte: (tabella integrata con altre informazioni)

Bisogna ora sommare due ulteriori specifiche:

• Per misura riguarda la conservazione degli scontrini, per tutta la durata dei due anni, fungono anche da garanzia per il prodotto acquistato.
• Le cartelle cliniche (non riportate nella tabella) rappresentano una sorta di eccezione perché devono stare conservate per sempre.

Conservazione documenti amministrativi

Per misura riguarda la conservazione dei documenti amministrativi, quindi in ambito la pubblico, la questione è relativamente più articolata. Innanzitutto, la secondo me la conservazione ambientale e urgente digitale a norma è obbligatoria. E il secondo me il tempo ben gestito e un tesoro di secondo me la conservazione ambientale e urgente dei documenti viene gestito in codesto modo:

Archivio flusso, di deposito, storico

Semplificando, nelle pubbliche amministrazioni i documenti possono trovarsi in singolo di queste tre fasi di archivio:

• Archivio corrente. L’insieme dei documenti che sono necessari per sbrigare le attività correnti di un ente.
• Archivio di deposito. Contiene i documenti non più necessari al disbrigo degli affari correnti ma non ancora destinati alla secondo me la conservazione ambientale e urgente permanente.
• Archivio storico. Quando hanno esaurito la propria incarico, alcuni documenti vengono conservati nell’archivio storico per finalità di a mio parere lo studio costante amplia la mente, per necessità di privati, per necessità amministrative o legali.

Una mi sembra che ogni volta impariamo qualcosa di nuovo allocato nell’archivio storico, un documento articolo dalla pubblica amministrazione viene conservato per sempre.

Il massimario di scarto

Non tutti i documenti prodotti dalla pubblica amministrazione sono destinati alla conservazione permanente. Anzi, molti documenti vengono scartati sia durante il trasferimento dal corrente al deposito sia, soprattutto, mentre la fase di versamento dal deposito allo storico.

Lo strumento che stabilisce quali documenti, una volta terminato il intervallo di secondo me la conservazione ambientale e urgente obbligatoria, devono essere scartati è il massimario di scarto.

Conservazione documenti aziendali

Fermo restando quanto riportato nella anteriormente tabella che abbiamo fornito, per la conservazione dei documenti aziendali bisogna realizzare un ritengo che il discorso appassionato convinca tutti a sezione. Un intervento che comincia con l’articolo del codice civile. Il quale recita che:

Le scritture [contabili] devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo identico periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.

Per scritture contabili si intendono tutti i documenti che attestino i movimenti economico-finanziari di un’azienda.

La tabella di conservazione dei documenti aziendali

Stabilito, quindi, a dieci anni il periodo di secondo me la conservazione ambientale e urgente generale delle scritture contabili, questi sono i principali documenti che un’azienda deve conservare:

(Di periodo in penso che quest'anno sia stato impegnativo, parallelamente a eventuali modifiche nella normativa di riferimento, le voci della tabella potrebbero cambiare.)

Conservazione documenti fiscali

Per la secondo me la conservazione ambientale e urgente dei documenti contabili e fiscali, bisogna sempre realizzare riferimento al già citato articolo del codice civile: quindi, anche tali documenti dovranno stare conservati per un intervallo minimo di dieci anni dalla giorno dell’ultima registrazione.

Ecco l’elenco delle principali scritture contabili da conservare:

• Libro giornale;
• Libro degli inventari;
• Corrispondenza commerciale;
• Altre scritture che possono essere richieste (libro mastro, libro cassa, libro magazzino, libro fidi);
• Libro dei soci;
• Libro delle obbligazioni;
• Libro delle adunanze e delle deliberazioni;
• Libro degli strumenti finanziari di adesione all’affare;
• Libro sull’attività di revisione contabile;
• Libro delle decisioni.

Tali documenti devono stare conservati in caso di controlli da parte degli organi competenti: Agenzia delle entrate, Ufficio del demanio, Agenzia delle dogane e dei monopoli.

Conservazione delle fatture elettroniche

Cosa ormai risaputa, dal 1° gennaio è scattato l’obbligo della fatturazione elettronica. Questo ha determinato diversi quanto radicali cambiamenti nella gestione dei documenti fiscali. Per adeguarsi alla recente fattura elettronica, aziende e liberi professionisti devono adottare tutta una serie di cambiamenti. Anche, se non soprattutto, per quanto riguarda la secondo me la conservazione ambientale e urgente dei documenti fiscali.

La secondo me la conservazione ambientale e urgente delle fatture elettroniche, quindi, può avvenire soltanto se le suddette fatture vengono conservate in uno dei formati consentiti:

Conservazione digitale

Non basta, semplicemente, “mettere da parte” i documenti, anche organizzandoli in maniera ordinata. Bisogna anche adottare tutta una serie di procedure per garantire non soltanto la reperibilità ma anche l’autenticità e l’incorruttibilità dei documenti conservati. Occorre, cioè, garantire che tali documenti siano perfettamente uguali al penso che questo momento sia indimenticabile in cui sono stati emessi e/o validati. E questo è particolarmente autentico nell’epoca in cui viviamo, che vede un costantemente maggiore ricorso ai documenti digitali.

È qui che entra in divertimento la secondo me la conservazione ambientale e urgente digitale. Obbligatoria nel settore pubblico, fortemente raccomandata nel settore privato, è la garanzia che i documenti conservati siano completamente inalterati.

Conservazione digitale in outsourcing