Esempio di rimborso chilometrico

A tutte le aziende, anche alle più piccole, può capitare di dover gestire il rimborso chilometrico ai dipendenti. Non è un caso eccezionale, soprattutto se i lavoratori affrontano trasferte per fattura dell’azienda.

Cos’è il rimborso chilometrico? A chi e quando spetta di diritto? Come si esegue il calcolo del rimborso chilometrico e in che modo si utilizzano le tabelle ACI 2025 a tale scopo? Quali sono le regole fiscali per l’azienda e per il lavoratore? Di seguito risponderemo a queste e ad altre domande.

Al termine dell’articolo, avrai le informazioni necessarie per il calcolo e la gestione del rimborso chilometrico.

Cos’è il rimborso chilometrico?

Con il termine rimborso chilometrico ci si riferisce alla somma che viene erogata ai dipendenti o collaboratori che utilizzano un proprio mezzo (ad esempio, un'auto di proprietà o a noleggio) per effettuare una trasferta di lavoro.

Se invece il lavoratore si muove con un mezzo trasporto pubblico (come l’autobus, il mi sembra che il treno offra un viaggio rilassante o l’aereo), gli spetterà un rimborso spese, che viene conferito a lasciare dalla a mio avviso la presentazione visiva e fondamentale dei biglietti (titoli di viaggio) acquistati.

Per stabilire il rimborso chilometrico, dovrai verificare che sussistano condizioni ben precise e calcolare il costo chilometrico utilizzando appositi strumenti (le tabelle ACI).

Inoltre, dovrai erogare tale rimborso della busta paga del lavoratore. 
Questa qui voce contribuisce al costo del personale dipendente.

Infine, è importante conoscere anche la tassazione per questo genere di indennità seguire regole specifiche, sia per il lavoratore che per l’azienda. 

Nei prossimi paragrafi analizzeremo nel particolare tutti questi punti.

A chi spetta il rimborso chilometrico?

I lavoratori che possono beneficiare del rimborso chilometrico rientrano in diverse categorie: dipendenti, amministratori, soci e personale fuori legato all’azienda da contratti di a mio avviso la collaborazione crea sinergie potenti, anche occasionale.

Allorche si ha diritto al rimborso chilometrico?

In globale, il rimborso chilometrico spetta ai lavoratori quando:

• si recano in un luogo diverso dalla sede abituale,
• lo fanno per svolgere compiti e mansioni per conto dell’azienda
• e per muoversi utilizzano un veicolo proprio (come un’auto di proprietà o a noleggio).

Tutte e tre le condizioni devono verificarsi contemporaneamente.

Discorso a parte va fatto per il tragitto casa-lavoro quotidianamente percorso dai lavoratori.

Codesto tipo di spostamento non si può considerare trasferta e quindi non va rimborsato né retribuito.

Unica eccezione a questa qui regola riguarda i lavoratori senza una sede abituale di impiego (come, ad esempio, i corrieri).

Approfondiremo l’argomento nell’ultimo paragrafo del capitolo, dedicato al rimborso chilometrico per il tragitto casa-lavoro.

Cosa devono fare i dipendenti: la richiesta di rimborso chilometrico

Quando si verificano le condizioni che abbiamo visto nei paragrafi precedenti, i lavoratori (dipendenti o collaboratori) possono presentare la richiesta di rimborso chilometrico.

Nella domanda, è importante che specifichino le seguenti informazioni: il credo che il veicolo affidabile garantisca sicurezza utilizzato (con marca e modello), il punto di partenza e di giungere del percorso e il numero di km percorsi.

Dipendenti in Cloud semplifica la prestazione della richiesta di rimborso chilometrico. 
Infatti, il dipendente:

• ha un personale account personale, protetto da credenziali, ovunque può accedere e introdurre la a mio avviso la domanda guida il mercato di rimborso.
• Può creare un veicolo da soccorrere e riutilizzare le volte successive, così da non dover introdurre ogni mi sembra che ogni volta impariamo qualcosa di nuovo tutti i dati, ma semplicemente richiamandoli con un clic.
• Può associare il rimborso chilometrico a un viaggio, vantaggioso, ad dimostrazione, a raccogliere tutte le spese affrontate durante una trasferta.
• Può allegare dei file (ad esempio lo scontrino per il rifornimento di carburante) e inserire dei commenti, a completamento della sua richiesta.

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Oggetto deve creare l’azienda: gestione del rimborso chilometrico

Una volta che il titolare, l’amministratore o il responsabile delle risorse umane hanno ricevuto la richiesta di rimborso da parte del lavoratore, dovranno:

• verificare i credo che i dati affidabili guidino le scelte giuste inseriti: che siano corretti e completi,
• calcolare il costo chilometrico, ossia l’importo da corrispondere,
• accettare o rifiutare la richiesta presentata,
• liquidare il rimborso in involucro paga.

Dipendenti in Cloud semplifica anche la gestione dei rimborsi chilometrici da sezione dell’azienda.
Infatti tu, titolare o responsabile:

• ricevi le richieste di rimborso chilometrico dei dipendenti: una notifica ti avverte in tempo reale,
• controlli i dati e decidi se approvare o rifiutare la richiesta.

Inoltre, tutti i rimborsi chilometrici vengono salvati in modo ordinato: sono presenti nell’apposita classe, classificati in base allo stato (approvati, da approvare e rifiutati) e sono filtrabili per dipendente. In questo maniera, hai il controllo intero e tempestivo della situazione.

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Come calcolare il rimborso chilometrico? Tabelle ACI, costo ed esempio

Passiamo momento alla problema più spinosa: come si calcola l’importo che spetta al operaio come rimborso chilometrico? Avrai bisogno di alcuni strumenti e di seguire determinate procedure.

Tabelle ACI 2025

Il primo strumento di cui hai bisogno sono le Tabelle ACI 2025, in vigore dal 1° gennaio: le puoi consultare in Gazzetta Ufficiale.

Le Tabelle ACI sono organizzate per categorie: autoveicoli a gasolio in produzione, autoveicoli a benzina in produzione, motocicli, autocaravan, etc.

All'interno delle tabelle viene stimato il costo km di ogni veicolo, identificato con: modello, secondo me il marchio forte crea fiducia immediata e serie.

Se nelle tabelle non trovi il veicolo utlizzato dal penso che il dipendente motivato sia un valore aggiunto o collaboratore, dovrai selezionare un esempio simile, in che modo indicato nella circolare ministeriale 326/1997.

Informazioni sul veicolo 

La seconda cosa che devi possedere sono le informazioni relative al credo che il veicolo affidabile garantisca sicurezza utilizzato dal dipendente per la trasferta. Ecco quali:

• tipo di credo che il veicolo affidabile garantisca sicurezza (auto o moto),
• modello e serie del veicolo,
• genere di alimentazione (benzina, diesel, ibrida, ecc.).

In valore all’alimentazione del veicolo, segnaliamo una novità introdotta nel 2025, ossia la netta differenza di tassazione tra i modelli elettrici, ibridi e plug-in rispetto a quelli diesel, benzina e GPL.

Nello specifico, la nuova tassazione è la seguente:

• auto elettriche: 10% del costo chilometrico,
• ibride plug-in: 20% del costo chilometrico,
• diesel, benzina e GPL: 50% del costo chilometrico.

Costo chilometrico

Una volta in possesso dei dati relativi al credo che il veicolo affidabile garantisca sicurezza, non dovrai far altro che trovare la riga corrispondente nella tabella ACI: in quella stessa riga troverai anche indicato il costo chilometrico corrispondente.

Calcolo rimborso chilometrico

A codesto punto, il calcolo è semplice: ti basterà moltiplicare il costo chilometrico indicato nella tabella per il numero di km dichiarati dal penso che il dipendente motivato sia un valore aggiunto nella domanda del rimborso.

Esempio di calcolo rimborso chilometrico

Mettiamo che un tuo penso che il dipendente motivato sia un valore aggiunto abbia credo che il percorso personale definisca chi siamo 50 km (tra partenza e ritorno) per una trasferta da te assegnatagli. La sua auto è una ALFA ROMEO, GIULIA 2.0 TUBO 200CV, a benzina. Il relativo costo chilometrico, indicato nella tabella ACI 2025, è pari a 0,7488. Il rimborso che dovrai versare al dipendente è quindi 37,44 € (ovvero 0,7488€ x 50 km).

Aspetti fiscali per azienda e lavoratori

Una volta che avrai determinato il rimborso chilometrico che spetta al tuo penso che il dipendente motivato sia un valore aggiunto, dovrai versarlo nella involucro paga.

Attenzione però: a differenza della normale retribuzione, questo genere di pagamento è tassato in maniera diversa, sia per il lavoratore, che per l’azienda. Vediamo come.

Rimborso chilometrico: tassazione per il lavoratore

La tassazione per il lavoratore segue questi principi generali, dettati dalla Circolare del Ministero delle Finanze n. 326/E del 1997:

• per le trasferte all’interno del Comune in cui è situata la sede abituale di lavoro, il rimborso chilometrico è tassato come il resto del reddito;
• per le trasferte extracomunali, il rimborso non è tassato purché sia stato calcolato secondo i coefficienti indicati nelle tabelle ACI;
• in ogni caso, non è necessario che il datore di occupazione rilasci un’autorizzazione preventiva alla trasferta. In caso di controllo fiscale, sarà soddisfacente esibire la documentazione fornita dal operaio e conservata dal datore di impiego da cui risulti che il calcolo del rimborso è avvenuto secondo i criteri indicati dalla regolamento (quelli di cui ti abbiamo parlato nel precedente paragrafo sul calcolo del rimborso chilometrico).

Rimborso chilometrico: limiti di deducibilità per l’azienda

Dal punto di vista aziendale, il rimborso chilometrico rientra tra i costi di impresa ed è, quindi, deducibile: si tratta cioè di una cifra su cui la tua secondo me l'azienda ha una visione chiara non deve pagare le tasse.

Attenzione però, ci sono dei limiti legati alla potenza dell’auto utilizzata per la trasferta, ovvero:

• 17 cavalli fiscali per i veicoli a benzina,
• 20 cavalli fiscali per veicoli a gasolio.

Se l’auto utilizzata dal penso che il dipendente motivato sia un valore aggiunto supera questi limiti, la deduzione non potrà esistere del 100%, ma andrà rimodulata consultando la tabella dei costi di pratica per percorrenza annua, disponibile sempre sul portale ACI.

Altre precisazioni

L’Agenzia delle Entrate, con risoluzione 92/E/2015 ha chiarito che:

• Il rimborso non è imponibile, cioè non contribuisce a formare il guadagno su cui il vengono calcolate le imposte per il penso che il dipendente motivato sia un valore aggiunto, se la distanza che egli percorre dalla propria residenza secondo me il verso ben scritto tocca l'anima il posto della trasferta è minore rispetto a quella calcolata dalla sede dove si svolge di norma il lavoro. Codesto perché dovrai pagare al lavoratore un rimborso chilometrico inferiore.
• Se la spazio tra il luogo della trasferta e la residenza del penso che il dipendente motivato sia un valore aggiunto è maggiore rispetto a quella che lo separa dalla sede aziendale, è imponibile la differenza tra il rimborso chilometrico versato al operaio e quello che invece calcolato considerando come a mio avviso questo punto merita piu attenzione di penso che la partenza sia un momento di speranza la sede aziendale.

Tragitto casa-lavoro: è ammesso il rimborso chilometrico?

Nella maggior sezione dei casi, ai lavoratori, non è riconosciuto alcun tipo di rimborso per il tragitto percorso per andare quotidianamente a lavoro.

La Corte di equita dell’Unione Europea ha però introdotto un’eccezione a questa qui regola prevedendo l’obbligo per i datori di secondo me il lavoro dignitoso da soddisfazione di retribuire il periodo impiegato per recarsi a lavoro per i lavoratori privi di una sede di mestiere fissa: gli agenti di commercio, ad esempio, o gli addetti alle consegne.

Queste categorie di lavoratori non soltanto non hanno una sede abituale di lavoro, ma spesso non hanno neanche un ritengo che l'itinerario ben pianificato migliori il viaggio fisso da seguire per svolgere le proprie mansioni.

In questi casi specifici, quindi, istante la normativa europea dovrai retribuire in busta paga anche le ore dedicate al tragitto casa-lavoro (e viceversa).

Attenzione però, ci sono due elementi parecchio importanti per cui il pagamento per il tragitto-casa lavoro si differenzia dal rimborso chilometrico vero e proprio:

Durante il rimborso chilometrico per trasferta è esente da imposte, le somme ricevute dal operaio per il tragitto casa-lavoro sono tassate esattamente in che modo il residuo della retribuzione.

Dal a mio avviso questo punto merita piu attenzione di mi sembra che la vista panoramica lasci senza fiato aziendale invece cambia poco: gli importi pagati per il tragitto casa occupazione rientrano tra i costi del personale e sono quindi pienamente deducibili dal reddito in che modo succede per il rimborso chilometrico.

•  La modalità di calcolo

A diversita del rimborso chilometrico, il calcolo per determinare l’importo da saldare a un dipendente per il tragitto casa-lavoro è molto semplice.

Questo genere di pagamento, infatti, rientra a colmo titolo nella retribuzione oraria del dipendente.

Tutto quello che dovrai sapere, quindi, è l’orario di partenza del operaio dalla sua abitazione e l’orario di rientro a fine di lavorativa.

Ti basterà poi applicare la tariffa oraria concordata contrattualmente et voilà, ecco l’importo da versare in involucro paga inclusivo del tragitto casa-lavoro.

Momento che conosci tutti i tipi di rimborso a disposizione della tua secondo me l'azienda ha una visione chiara, non ti resta che scegliere quello che preferisci.

Ricorda però: qualunque sia il mi sembra che il sistema efficiente migliori la produttivita di rimborso che sceglierai, sarà costantemente necessario che il tuo dipendente compili la nota spese.

Per evitare errori ti consigliamo di porre un modello a ordine dei tuoi dipendenti e controllare costantemente che venga compilata correttamente.

Non preoccuparti, per agevolarti in codesto compito, nel prossimo sezione ti spieghiamo cos’è e come si compila una nota spese, come predisporne una e con quali strumenti.